Gestão Documental
A utilização de um Sistema de Gestão Documental e de Processos assume uma grande importância na medida em que constitui um passo essencial para a Desmaterialização dos Processos e para a Modernização Organizacional.
Apresenta-se como um instrumento fundamental na desmaterialização de processos, uma vez que, com a utilização de um SGD todos os documentos são digitalizados e entregues em formato digital.
Os documentos e conteúdos produzidos encontram-se num repositório único acessível a um maior número de membros da organização e o resultado traduz-se em tempos mais rápidos de resposta e gestão mais eficiente dos processos.
- Telefone229 439 250*
- *chamada rede fixa nacional
- Emaildcsoftware@dcsoftware.pt
Principais Características
- Não necessita de software instalado nos postos dos utilizadores
- Funciona via browser
- Usados para informar diferentes utilizadores e/ou requerer a sua aprovação
- Assente numa hierarquia de pastas, ou seja, onde cada utilizador pode ver todas as pastas a que tem acesso no sistema
- A cada utilizador é atribuído um perfil onde se define a informação que pode ou não consultar, criar, alterar ou eliminar.
- É garantido que a informação só é acedida e tratada por utilizadores com permissões para tal e de acordo com as necessidades específicas para a realização das respetivas funções.
- Possibilidade de integração com Active Directory ou mecanismos de Single Sign On no que diz respeito à autenticação dos utilizadores.
- Controlo de permissões dos utilizadores, sendo a cada um atribuído um perfil de acesso à informação.
- Total rastreabilidade dos processos
- Registo de todas as operações (ações, comentários, entre outras.) e encaminhamentos realizados sobre cada documento
- Disponibilização de APIs e Webservices para integração com aplicações externas (CRM, ERP, SIG)
- Aplicações externas podem realizar interações do tipo:
- Pesquisa de documentos;
- Introdução de documentos;
- Introdução de entidades;
- Introdução de tipos de documentos;
- Realização de ações de workflow.
- Associação de documentos existentes em duas aplicações;
- Envio de informação, baseada na classificação de um documento vindo do exterior, para a aplicação externa (alteração de meta dados);
- Integração com E-mail e Office
- Possibilidade de assinar eletronicamente documentos. São quatro os tipos de assinatura possíveis:
- Assinatura Digitalizada: apenas para documentos internos, normalmente para confirmar que o utilizador tomou conhecimento de algum documento. Neste caso a assinatura ficará encriptada ao utilizador a que pertence.
- Assinatura com Cartão de Cidadão: para este tipo de assinatura será também necessário o software de apoio à mesma, assim como o dispositivo de leitura de Cartão de Cidadão.
- Assinatura com Certificado Digital: uma assinatura com força legal e bastante simples de executar no iPortalDoc.
- Assinatura com chave móvel: através da associação de um número de telemóvel ao número de identificação civil (NIC)
- Expediente
- Ofícios
- Informações e Notas Internas
- Despachos e Comunicação Interna
- Faturação eletrónica com assinatura digital
- Encomendas
- Compras
- Contratos
- Reclamações